Direct contact? Bel 020-262 3333

Waarom kiezen voor een telefoonservice in plaats van een ‘eigen’ telefoniste?

Ontdek de voordelen van telefonie uitbesteden

Wij horen/lezen regelmatig dezelfde vragen als het gaat over het uitbesteden van telefonie. In dit blog beantwoorden we een aantal van deze veel gestelde vragen;

  1. Wat is het voordeel van een externe partij t.o.v. zelf aannemen?
  2. Waarom zou ik kiezen voor een telefoonservice?
  3. En uiteraard: wat zijn de kosten van dergelijke telefoondiensten?

Er zijn veel verschillende situaties en omstandigheden, maar we kunnen het erover eens zijn: telefonisch bereikbaar zijn is key voor bedrijven. Ongeacht de grootte of fase waarin zij zich momenteel bevinden. Bellers willen daarnaast nog steeds liever een echt persoon aan de lijn krijgen. Wist je bijvoorbeeld dat 75% van alle bellers de voicemail niet inspreekt? Je zou maar net die ene belangrijke prospect missen…

Maar ik kan toch zelf de telefoon (laten) opnemen?

Natuurlijk kun je zelf de telefoon opnemen of dit laten doen door een van de werknemers. Maar iedere keer de werkzaamheden onderbreken, telefoneren, en weer door kost je – voordat je weer volledig geconcentreerd bent – gemiddeld zo’n 7 minuten per telefoongesprek. En als je lang van stof bent zelfs nog meer... Niet echt optimaal als je met een deadline zit of je volledig wilt focussen op de business. Een eigen medewerker, die ook andere werkzaamheden moet doen de telefoon laten aannemen: zelfde verhaal.

Een telefoniste in dienst nemen geniet vervolgens waarschijnlijk de voorkeur, omdat zo iemand jouw bedrijf het beste vertegenwoordigt en makkelijk te controleren is. Maar vaak is bij kleinere bedrijven het volume van de telefoongesprekken dan weer niet toereikend. En een telefoniste is ook nog weleens ziek en heeft toch echt recht op vakantie en vrije dagen. Precies: voordat je het weet, ben je zelf weer de telefoon aan het beantwoorden.

Te druk om de telefoon op te nemen

Waarom een externe telefoonservice?

Voor de continuïteit van de telefonische bereikbaarheid schakelen veel (kleinere) bedrijven een telefoonservice in. Het grootste voordeel is dat de telefoon professioneel beantwoord wordt en misschien nog wel belangrijker: altijd! Verder kun jij je volledig concentreren op de zaak of op die grote opdracht, zonder enige afleiding.

De juiste telefoonservice weet hoe ze jouw klanten te woord moet staan. Is vriendelijk, vlot en zorgt ervoor dat klanten niet eens doorhebben dat ze met een externe partij te maken hebben. Vaak kun je bij de grotere telefoonservices zelfs bedingen dat de telefoon zoveel mogelijk door een vaste telefoniste opgenomen wordt. Een goede telefoonservice doet dan ook meer dan alleen het bericht sturen ‘graag terugbellen’. Ze denkt mee, is probleemoplossend en weet altijd de juiste toon te treffen.

Wat gaat mij dat kosten?!

Allereerst; er zit veel kwaliteitsverschil in de diverse telefoonservices. Let bij het zoeken niet alleen op de prijs. Een kiloknaller verkoopt ook niet altijd het beste vlees! Een eigen telefoniste kost al gauw €15 per uur. De tarieven voor een telefoonservice variëren enorm, maar reken op gemiddeld €1,75 per gesprek. Dus als jij minder dan negen gesprekken per uur verwacht, is een telefoonservice sowieso voordeliger. Plus: als er niet gebeld wordt, betaal je ook niks!

Ook bij grotere aantallen kan een telefoonservice uitkomst bieden. Denk aan het opvangen van de overflow. Een externe telefoonservice kan gebruikmaken van schaalgrootte en kan prima inspelen op jouw specifieke pieken en dalen in telefoonverkeer. En bij grote hoeveelheden is de prijs per gesprek vaak een stuk lager. Als zo’n telefoonservice ervoor zorgt dat je – door altijd bereikbaar te zijn – toch die extra klant(en) binnenhaalt, is de kosten-/batenanalyse zo gemaakt!

De conclusie:

Stel eisen aan jouw telefoonservice! Zorg ervoor dat je alle benodigde kennis en informatie over je bedrijf met ze deelt. Als klanten naar jouw bedrijf bellen, verwachten ze dat iemand met kennis van zaken de telefoon beantwoordt. En of het nu om kleine of grote aantallen gaat, er is altijd een gepaste oplossing!

Benieuwd hoe wij van TopConnect jouw bedrijf kunnen helpen om elk telefoontje te beantwoorden? Vul ons contactformulier in en we bellen je z.s.m. terug (oké, je moet nog één keer zelf de telefoon opnemen).